مدیریت زمان و برنامهریزی، یکی از موضوعات مهم، در حوزه توسعه فردی محسوب میشود. توانایی استفاده بهینه از زمان و مدیریت کارها، از جمله ویژگیهایی است که به جنبههای مختلف زندگی کمک میکند. اینکه شما بتوانید به ابعاد مختلف زندگی خود به میزان کافی بپردازید، میتواند تا حدی به شیوه مدریت زمان و پیشبرد کارهای شما مرتبط باشد. به همین دلیل هم انواع تکنیکها و روشهای مختلف برای مدیریت زمان و برنامهریزی بهینه به وجود آمدهاند که یکی از آنها تایم باکسینگ Time Boxing است.
احتمالا شما هم تا به حال کتابهای زیادی را درباره مدیریت زمان و روشهای برنامهریزی خواندهاید، پادکستهای مختلفی را گوش کردهاید و ویدیوها و مقالات زیادی را در این راستا دیده و خواندهاید. با توجه به انبوه اطلاعات در این حوزه و سردرگمی برای انتخاب یک روشی که با توجه به موقعیت و ویژگیهای وظایف و سبک زندگی شما بهینه باشد، کمی دشوار است. در این مقاله علاوه بر توضیح و تشریح روش تایم باکسینگ Time Boxing به عنوان یکی از مهارتهای نرم، به موقعیتهایی که بهتر است در آنها از این روش استفاده کنید نیز خواهیم پرداخت.
تایم باکسینگ Time Boxing چیست؟
تایم باکسینگ Time Boxing یکی از تکنیکهای مدیریت زمان به روش ساده و در عین حال کاربردیست که در زمانهایی که به دلایل مختلفی مثل اهمالکاری و کمالگرایی، انجام یا تکمیل یک کار را به تعویق میاندازید، به کمک شما میآید. در این روش، شما یک بازه زمانی مشخص و از پیش تعیین شده را به انجام یک کار مشخص اختصاص میدهید و سپس به انجام آن کار در محدوده زمانی تعیین شده میپردازید.
درواقع در تکنیک تایم باکسینگ، با تخصیص زمان لازم برای اتمام هر کار، جلوی به تعویق افتادن و یا طول کشیدن بیش از حد آن را میگیرید و در طول زمان مشخص شده، برای تکمیل کار تلاش میکنید. پس از پایان زمان مورد نظر، باید به سراغ ارزیابی آن بروید و مطمئن شوید که آیا به هدف خود رسیدهاید یا خیر.
انواع روشهای تایم باکسینگ Time Boxing
تایم باکسینگ Time Boxing، شامل دو روش سخت و نرم میشود. همانطور که از نام آنها مشخص است، روش تایم باکسینگ نرم، انعطافپذیری بیشتری نسبت به روش سخت دارد. در ادامه به ویژگیهای هر کدام به صورت مجزا اشاره میکنیم.
تایم باکسینگ سخت
در این حالت پس از پایان محدوده زمانی که برای کار مورد نظر مشخص کردهاید، باید انجام کار را متوقف کنید؛ حتی اگر آن را تکمیل نکرده باشید. این روش به شما کمک میکند تا به همه وظایفی که برای خود مشخص کردهاید برسید و همچنین برای افرادی که مستعد کمالگرایی هستند و ممکن است بارها و بارها کارهای انجام شده را مجدد بررسی کنند، میتواند بسیار مفید باشد.
تایم باکسینگ نرم
در این روش، پس از پایان محدوده زمانی مشخص شده، این فرصت را خواهید داشت تا ابتدا کاری که انجام میدادید را تکمیل کنید و سپس به سراغ کار بعدی بروید. این روش به دلیل انعطاف بیشتر، میتواند برای کارهایی که تخمین دقیقی از زمان مورد نیاز برای انجامشان ندارید، کارآمد باشد. در روش نرم، اگر به صورت فردی و یا در تیم، روی انجام کاری تمرکز کردهاید، ناچار به ایجاد وقفه و رها کردن آن نیستید و میتوانید آن را جمعبندی و تکمیل کنید.
اینکه بخواهید از کدام یک از این دو روش برای کارهایتان استفاده کنید، بسته به نوع کار، اهمیت، فوریت آن و البته شرایط شما، میتواند متغیر باشد. بنابراین بهتر است همواره پیش از شروع تنظیم تایمباکس، در مورد این موضوع تصمیمگیری کنید.
چه زمانی از تایم باکسینگ Time Boxing استفاده کنیم؟
به طور کلی، محدودیتی برای استفاده از این روش وجود ندارد و شما میتوانید برای هر پروژه و در هر زمانی از تکنیک تایم باکسینگ استفاده کنید. اما پیشنهاد ما این است که این تکنیک را در موارد زیر به کار بگیرید.
کارهایی که میخواهید در زمان کوتاهی انجام دهید.
انجام این کارها معمولاً ضروری است اما ممکن است به انجام آنها علاقه زیادی نداشته باشید. کارهایی مثل مرتب کردن فایلهای کامپیوتر یا جواب دادن به ایمیلها میتوانند در این دسته جای بگیرند.
کارهایی که انگیزه کافی برای انجامشان ندارید.
کارهای طولانی که زمان و انرژی زیادی از شما میگیرند و نمیتوانید آنها را به سرعت به پایان برسانید میتوانند در این دسته جای بگیرند. برای مثال نوشتن یک مقاله و یا مطالعه برای یک آزمون مهم میتوانند جزء این دسته باشند که مدام آنها را به تعویق میاندازید. تقسیم این کارها به تایم باکسهای کوچک روزانه، میتواند تا حدی این مشکل را حل کند.
روش مدیریت زمان تایم باکسینگ
برای پیادهسازی تکنیک تایم باکسینگ در برنامه خود، میتوانید مطابق راهنمای گام به گام تنظیم تایم باکس (جعبه زمانی)، که در ادامه به آن پرداختیم اقدام کنید. دقت کنید که بهتر است مراحل یک تا سه، حداقل از یک روز قبل انجام شوند.
1. کارهایی که قرار است انجام دهید را مشخص کنید.
به طور کلی، میتوانید هر کاری را به روش تایم باکسینگ Time Boxing انجام دهید؛ از وظایف فردی تا کارهای تیمی و یا حتی جلسات گروهی که در آنها باید موارد مختلفی را بررسی کنید. توجه داشته باشید که لزومی ندارد به همه وظایف روزمرهتان، تایم باکس اختصاص دهید. نکته مهم آن است که صرفا همه کارهایی که باید انجام بشوند را بدانید و مواردی که میخواهید با استفاده از این تکنیک انجام دهید را مشخص کنید.
2. هدف پیشبرد کارها را تعیین کنید.
در صورتی که وظیفه مورد نظر باید در چند مرحله انجام شود و یا پروژهایست که شامل بخشهای مختلف میشود، در این مرحله باید بخشی از کار که قرار است تکمیل شود را مشخص کنید و به طور کلی تصمیم بگیرید که هر بخش از کار را در چه زمانی انجام خواهید داد.
برای مثال در صورتی که باید برای امتحانی که در دو هفته آتی دارید، کتابی با حجم ۲۵۰ صفحه را مطالعه کنید، میتوانید آن را به بخشهای ۲۵ صفحهای تقسیم کرده و در ۱۰ روز به هدف خود برسید و ۴ روز هم برای مرور و اتفاقات پیشبینی نشده کنار بگذارید. پس وظیفه شما شامل مطالعه ۲۵ صفحه از کتاب منبع آزمون میشود.
از طرفی ممکن است بخواهید برای کارهایی که سررسید مشخصی ندارند و یا برای انجامشان انگیزه ندارید، از تایم باکسینگ Time Boxing استفاده کنید. مثل تمرین زبان و یا موسیقی، کتاب خواندن و… . در این صورت میتوانید زمانهای کوتاه ۱۰ الی ۲۰ دقیقهای روزانه برای این کارها در نظر بگیرید.
3. طول زمان انجام کار را مشخص کنید.
پس از آنکه وظیفه و هدف خود را مشخص کردید، زمان آن رسیده که بازه زمانی لازم برای تکمیل کردن آن را تخمین بزنید و تایم باکس را تنظیم کنید. از آنجایی که هدف از تایم باکسینگ Time Boxing، کاهش اثرات اهمالکاری و کمالگرایی و جلوگیری از به تعویق انداختن کارهاست، بهتر است زمان معقول و بهینهای را درنظر بگیرید و بیش از حد، بازه آن را طولانی نکنید. در صورتی که محدوده زمانی مورد نظرتان در هر روز، طولانی است، میتوانید آن را به تایم باکسهای کوچکتر تقسیم کنید و در میان آنها استراحت کوچکی داشته باشید. روشهایی مثل پومودورو میتوانند در این مرحله به کمک شما بیایند.
4. نتیجه را ارزیابی کنید.
پس از پایان محدوده زمانی تایم باکسینگ Time Boxing و یا در پایان روز، نتایج بدست آمده را ارزیابی کنید. آیا موفق شدهاید هدف خود را در زمان مشخص شده تکمیل کنید؟ آیا در زمان مشخص شده به انجام کار پایبند بودهاید یا دچار حواسپرتی شدهاید؟ آیا شبکههای اجتماعی را چک کردهاید و یا با همکار خود صحبت کردهاید؟
5. به خودتان پاداش دهید.
در تایم باکسینگ Time Boxing هم مشابه انواع روشهای دیگر برنامهریزی، پس از پایبندی به زمان و تکمیل وظایف در زمان مشخص شده، زمان آن رسیده که به خودتان پاداش دهید. این پاداش میتواند انگیزه شما برای تکمیل کارها و پایبندی به زمان تعیین شده باشد.
اشتباهات رایج استفاده از تایم باکسینگ Time Boxing
معمولاً اشتباهات مشترکی میان افرادی که تازه شروع به استفاده از این تکنیک میکنند وجود دارد که ممکن است روی کارایی این تکنیک و تجربه آنها از استفاده از تایم باکسینگ Time Boxing اثرگذار باشد. در ادامه به بررسی این موارد میپردازیم.
عدم رعایت و پایبندی به محدودیت زمانی
افزایش زمان تایم باکسینگ Time Boxing سخت
قراردادن جعبههای زمانی پشت هم بدون در نظر گرفتن زمان استراحت
سازماندهی نکردن جعبههای زمانی از قبل
قرار گرفتن در معرض حواسپرتیها در تایم باکس، مثل چک کردن شبکههای اجتماعی
تنظیم نکردن تایمر
نکات مدیریت زمان تایم باکسینگ
برای آنکه بتوانید بیشترین بهره را از اجرای این تکنیک ببرید، نکاتی وجود دارد که رعایت کردنشان بسیار اثرگذار است. عمل به این موارد اگرچه الزامی نیست اما تجربه شما از به کار گرفتن این تکنیک را بهبود میبخشد. ۵ نکته مهم و موثر در اجرای تایم باکسینگ وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره شده:
1. تایمر تنظیم کنید.
با انجام این کار و دیدن تایمر مقابل خود، میتوانید تمرکز و توجه خود را روی انجام کار بیشتر کنید. از طرفی این مسئله کمک میکند تا دچار حواسپرتیهای محیط در طول تایم باکسها نشوید.
2. نوتیفیکیشنها را خاموش کنید.
به طور کلی تلاش کنید همه عوامل حواسپرتی از جمله نوتیفیکیشنها را در طول اجرای تایم باکسینگTime Boxing از بین ببرید.
3. بین تایم باکسهای سخت و نرم تمایز قائل باشید
برای هر تایمباکس از قبل مشخص کنید که نرم و یا سخت است و دقیقا مطابق با آن رفتار کنید.
4. منظم باشید.
تلاش کنید به ساعت و دقایق پایبند باشید و حتما حداقل از یک روز قبل برنامهریزی خود را انجام دهید.
5. زمانها و کارها را ثبت کنید.
این کار در طولانی مدت باعث افزایش مهارت شما در تخمین زمان صحیح میشود.
مزایای تایم باکسینگ Time Boxing
این روش همانطور که گفته شد، به مدیریت زمان و افزایش بهرهوری کمک میکند. علاوه براینها مانع از اهمالکاری و به تعویق افتادن انجام و تکمیل کارها میشود. اما این موارد تنها فواید استفاده از تایم باکسینگ Time Boxing نیستند. علاوه بر این موارد، مزایای دیگر استفاده از این روش، به شرح زیر است:
1. تکمیل کارهایی که به انجامشان علاقه نداریم.
گاهی اوقات ناچار به انجام کارهایی هستیم که به آنها علاقه نداریم و وظایفی هستند که دوست داریم تا لحظات آخر به تعویق بیندازیم. اختصاص جعبههای زمانی این فرصت را به ما میدهد تا بتوانیم کارهایی را که خستهکننده و یا ناخوشایند به نظر میرسند را انجام دهیم و میتوانیم اطمینان حاصل کنیم که آنها را در زمان مقرر انجام میدهیم.
2. زمان کمتری را برای انجام کارها صرف میکنیم.
همه ما ممکن است وظایفی داشته باشیم که آنقدر مهم و یا فوری نیستند اما باید انجام شوند. در این شرایط مجبوریم آنها را انجام دهیم اما ممکن است انجام آنها را ساعتها به درازا بکشانیم. تکنیک تایم باکسینگ کمک میکند تا این کارها، بیش از زمانی که واقعا لازم است، از ما وقت نگیرند و خیلی سریعتر به پایان برسند.
3. کارهای را فراموش نمیکنیم.
داشتن تایم باکسهای منظم، این امکان را فراهم میکند تا انجام کارهای مختلف، حتی اگر بسیار کوتاه و یا غیر مهم باشند را فراموش نکنید؛ چراکه برای هر کدام از آنها زمان مشخصی را در برنامهتان در نظر گرفتهاید.
4. انجام پروژههای بزرگ را راحتتر مدیریت میکنیم.
گاهی شما ناچار به انجام پروژههای بزرگ هستید که به زمان، تلاش و انرژی زیادی برای تکمیل شدن نیاز دارند. اغلب از آنجایی که روند پیشرفت این کارها بسیار کند است، احتمال اهمالکاری در رابطه با این کارها بسیار زیاد است. با استفاده از تایم باکسینگ Time Boxing میتوانید این کارها را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید و اطمینان حاصل کنید که هر بخش در زمان مقرر تکمیل شده و در سررسید نهایی، پروژه شما انجام شده است.
5. به کاهش کمالگرایی در طولانی مدت کمک میکند.
در زمان محدودی که این روش در اختیار شما میگذارد، بسیار سخت است که بخواهید روی تک تک جزئیات بارها وقت بگذارید و بررسی کنید. در نتیجه زمان معقولی که به انجام کارها اختصاص میدهید در بلند مدت باعث کاهش کمالگرایی شما میشود.
6. باعث افزایش انگیزه میشود.
یک چارچوب زمانی برای انجام کارها بزرگترین انگیزه و نیروی محرک برای تکمیل وظایف است. در تایم باکسینگ Time Boxing با وجود محدودیت زمانی و تایمری که پیوسته گذر زمان را به شما نشان میدهد، انگیزه شما برای انجام کار نیز بالا میرود.
7. باعث ایجاد تعادل در زندگی میشود.
با استفاده از این تکنیک میتوانید در زمانی که صرف انجام کارهای مختلف میکنید، صرفهجویی کنید. ممکن است شما هم جزو آن دسته از افرادی باشید که برای انجام بسیاری از کارها زمان ندارند و دائما برای پیشبرد اهدافشان دچار کمبود زمان هستند. روش تایم باکسینگ Time Boxing به شما کمک میکند تا بتوانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید، از اختصاص زمان بیش از حد به کارها بپرهیزید و زمان بیشتری برای انجام کارهای مورد علاقهتان داشته باشید.
ابزارهای مدیریت زمان تایم باکسینگ
شما میتوانید با استفاده از هر خودکار و کاغذ سادهای از روش تایم باکسینگ Time Boxing استفاده کنید و برای این کار نیاز به ابزار ویژهای ندارید. اما در صورتی که میخواهید کمی روند عمل به این تکنیک را سادهتر کنید، از نمونه زیر کمک بگیرید. فایل آن را دانلود کنید و سپس به تعدادی که نیاز دارید پرینت بگیرید و از آن برای اجرای این تکنیک استفاده کنید.
همچنین استفاده از انواع اپلیکیشنهای مدیریت زمان موجود که این قابلیت را در اختیار شما میگذارند نیز میتواند انتخاب خوبی باشد. یکی از در دسترسترین و سادهترین ابزارهای دیجیتال،Google Calendar است که امکان پیادهسازی تایم باکسینگTime Boxing در آن وجود دارد.
سخن آخر
به طور کلی روشهای متفاوتی برای مدیریت زمان و برنامهریزی وجود دارد که هر کدام میتوانند در موقعیتهای مختلف بسیار مفید واقع شوند؛ اما نکته مهم آن است که بتوانید بهترین روش را برای خودتان پیدا کنید. تایم باکسینگTime Boxing به دلیل کارایی مناسب و محبوبیت زیادی که بین افراد مختلف، به خصوص کارآفرینانی همچون ایلان ماسک دارد، به یکی از روشهای معروف مدیریت زمان تبدیل شده است. شما نیز میتوانید این روش را برای مدتی به کار بگیرید و تلاش کنید به نکات و قوانین آن پایبند باشید تا ببینید که آیا برای شما هم مناسب است یا خیر.
دستهبندیها
مدیریت زمان به روش Time Boxing (تایم باکسینگ)
Warning: Trying to access array offset on value of type null in /home/pellebe1/public_html/wp-content/themes/pellebepelle/single.php on line 28
Warning: Trying to access array offset on value of type null in /home/pellebe1/public_html/wp-content/themes/pellebepelle/single.php on line 29
مدیریت زمان و برنامهریزی، یکی از موضوعات مهم، در حوزه توسعه فردی محسوب میشود. توانایی استفاده بهینه از زمان و مدیریت کارها، از جمله ویژگیهایی است که به جنبههای مختلف زندگی کمک میکند. اینکه شما بتوانید به ابعاد مختلف زندگی خود به میزان کافی بپردازید، میتواند تا حدی به شیوه مدریت زمان و پیشبرد کارهای شما مرتبط باشد. به همین دلیل هم انواع تکنیکها و روشهای مختلف برای مدیریت زمان و برنامهریزی بهینه به وجود آمدهاند که یکی از آنها تایم باکسینگ Time Boxing است.
احتمالا شما هم تا به حال کتابهای زیادی را درباره مدیریت زمان و روشهای برنامهریزی خواندهاید، پادکستهای مختلفی را گوش کردهاید و ویدیوها و مقالات زیادی را در این راستا دیده و خواندهاید. با توجه به انبوه اطلاعات در این حوزه و سردرگمی برای انتخاب یک روشی که با توجه به موقعیت و ویژگیهای وظایف و سبک زندگی شما بهینه باشد، کمی دشوار است. در این مقاله علاوه بر توضیح و تشریح روش تایم باکسینگ Time Boxing به عنوان یکی از مهارتهای نرم، به موقعیتهایی که بهتر است در آنها از این روش استفاده کنید نیز خواهیم پرداخت.
تایم باکسینگ Time Boxing چیست؟
تایم باکسینگ Time Boxing یکی از تکنیکهای مدیریت زمان به روش ساده و در عین حال کاربردیست که در زمانهایی که به دلایل مختلفی مثل اهمالکاری و کمالگرایی، انجام یا تکمیل یک کار را به تعویق میاندازید، به کمک شما میآید. در این روش، شما یک بازه زمانی مشخص و از پیش تعیین شده را به انجام یک کار مشخص اختصاص میدهید و سپس به انجام آن کار در محدوده زمانی تعیین شده میپردازید.
درواقع در تکنیک تایم باکسینگ، با تخصیص زمان لازم برای اتمام هر کار، جلوی به تعویق افتادن و یا طول کشیدن بیش از حد آن را میگیرید و در طول زمان مشخص شده، برای تکمیل کار تلاش میکنید. پس از پایان زمان مورد نظر، باید به سراغ ارزیابی آن بروید و مطمئن شوید که آیا به هدف خود رسیدهاید یا خیر.
انواع روشهای تایم باکسینگ Time Boxing
تایم باکسینگ Time Boxing، شامل دو روش سخت و نرم میشود. همانطور که از نام آنها مشخص است، روش تایم باکسینگ نرم، انعطافپذیری بیشتری نسبت به روش سخت دارد. در ادامه به ویژگیهای هر کدام به صورت مجزا اشاره میکنیم.
تایم باکسینگ سخت
در این حالت پس از پایان محدوده زمانی که برای کار مورد نظر مشخص کردهاید، باید انجام کار را متوقف کنید؛ حتی اگر آن را تکمیل نکرده باشید. این روش به شما کمک میکند تا به همه وظایفی که برای خود مشخص کردهاید برسید و همچنین برای افرادی که مستعد کمالگرایی هستند و ممکن است بارها و بارها کارهای انجام شده را مجدد بررسی کنند، میتواند بسیار مفید باشد.
تایم باکسینگ نرم
در این روش، پس از پایان محدوده زمانی مشخص شده، این فرصت را خواهید داشت تا ابتدا کاری که انجام میدادید را تکمیل کنید و سپس به سراغ کار بعدی بروید. این روش به دلیل انعطاف بیشتر، میتواند برای کارهایی که تخمین دقیقی از زمان مورد نیاز برای انجامشان ندارید، کارآمد باشد. در روش نرم، اگر به صورت فردی و یا در تیم، روی انجام کاری تمرکز کردهاید، ناچار به ایجاد وقفه و رها کردن آن نیستید و میتوانید آن را جمعبندی و تکمیل کنید.
اینکه بخواهید از کدام یک از این دو روش برای کارهایتان استفاده کنید، بسته به نوع کار، اهمیت، فوریت آن و البته شرایط شما، میتواند متغیر باشد. بنابراین بهتر است همواره پیش از شروع تنظیم تایمباکس، در مورد این موضوع تصمیمگیری کنید.
چه زمانی از تایم باکسینگ Time Boxing استفاده کنیم؟
به طور کلی، محدودیتی برای استفاده از این روش وجود ندارد و شما میتوانید برای هر پروژه و در هر زمانی از تکنیک تایم باکسینگ استفاده کنید. اما پیشنهاد ما این است که این تکنیک را در موارد زیر به کار بگیرید.
انجام این کارها معمولاً ضروری است اما ممکن است به انجام آنها علاقه زیادی نداشته باشید. کارهایی مثل مرتب کردن فایلهای کامپیوتر یا جواب دادن به ایمیلها میتوانند در این دسته جای بگیرند.
کارهای طولانی که زمان و انرژی زیادی از شما میگیرند و نمیتوانید آنها را به سرعت به پایان برسانید میتوانند در این دسته جای بگیرند. برای مثال نوشتن یک مقاله و یا مطالعه برای یک آزمون مهم میتوانند جزء این دسته باشند که مدام آنها را به تعویق میاندازید. تقسیم این کارها به تایم باکسهای کوچک روزانه، میتواند تا حدی این مشکل را حل کند.
روش مدیریت زمان تایم باکسینگ
برای پیادهسازی تکنیک تایم باکسینگ در برنامه خود، میتوانید مطابق راهنمای گام به گام تنظیم تایم باکس (جعبه زمانی)، که در ادامه به آن پرداختیم اقدام کنید. دقت کنید که بهتر است مراحل یک تا سه، حداقل از یک روز قبل انجام شوند.
1. کارهایی که قرار است انجام دهید را مشخص کنید.
به طور کلی، میتوانید هر کاری را به روش تایم باکسینگ Time Boxing انجام دهید؛ از وظایف فردی تا کارهای تیمی و یا حتی جلسات گروهی که در آنها باید موارد مختلفی را بررسی کنید. توجه داشته باشید که لزومی ندارد به همه وظایف روزمرهتان، تایم باکس اختصاص دهید. نکته مهم آن است که صرفا همه کارهایی که باید انجام بشوند را بدانید و مواردی که میخواهید با استفاده از این تکنیک انجام دهید را مشخص کنید.
2. هدف پیشبرد کارها را تعیین کنید.
در صورتی که وظیفه مورد نظر باید در چند مرحله انجام شود و یا پروژهایست که شامل بخشهای مختلف میشود، در این مرحله باید بخشی از کار که قرار است تکمیل شود را مشخص کنید و به طور کلی تصمیم بگیرید که هر بخش از کار را در چه زمانی انجام خواهید داد.
برای مثال در صورتی که باید برای امتحانی که در دو هفته آتی دارید، کتابی با حجم ۲۵۰ صفحه را مطالعه کنید، میتوانید آن را به بخشهای ۲۵ صفحهای تقسیم کرده و در ۱۰ روز به هدف خود برسید و ۴ روز هم برای مرور و اتفاقات پیشبینی نشده کنار بگذارید. پس وظیفه شما شامل مطالعه ۲۵ صفحه از کتاب منبع آزمون میشود.
از طرفی ممکن است بخواهید برای کارهایی که سررسید مشخصی ندارند و یا برای انجامشان انگیزه ندارید، از تایم باکسینگ Time Boxing استفاده کنید. مثل تمرین زبان و یا موسیقی، کتاب خواندن و… . در این صورت میتوانید زمانهای کوتاه ۱۰ الی ۲۰ دقیقهای روزانه برای این کارها در نظر بگیرید.
3. طول زمان انجام کار را مشخص کنید.
پس از آنکه وظیفه و هدف خود را مشخص کردید، زمان آن رسیده که بازه زمانی لازم برای تکمیل کردن آن را تخمین بزنید و تایم باکس را تنظیم کنید. از آنجایی که هدف از تایم باکسینگ Time Boxing، کاهش اثرات اهمالکاری و کمالگرایی و جلوگیری از به تعویق انداختن کارهاست، بهتر است زمان معقول و بهینهای را درنظر بگیرید و بیش از حد، بازه آن را طولانی نکنید. در صورتی که محدوده زمانی مورد نظرتان در هر روز، طولانی است، میتوانید آن را به تایم باکسهای کوچکتر تقسیم کنید و در میان آنها استراحت کوچکی داشته باشید. روشهایی مثل پومودورو میتوانند در این مرحله به کمک شما بیایند.
4. نتیجه را ارزیابی کنید.
پس از پایان محدوده زمانی تایم باکسینگ Time Boxing و یا در پایان روز، نتایج بدست آمده را ارزیابی کنید. آیا موفق شدهاید هدف خود را در زمان مشخص شده تکمیل کنید؟ آیا در زمان مشخص شده به انجام کار پایبند بودهاید یا دچار حواسپرتی شدهاید؟ آیا شبکههای اجتماعی را چک کردهاید و یا با همکار خود صحبت کردهاید؟
5. به خودتان پاداش دهید.
در تایم باکسینگ Time Boxing هم مشابه انواع روشهای دیگر برنامهریزی، پس از پایبندی به زمان و تکمیل وظایف در زمان مشخص شده، زمان آن رسیده که به خودتان پاداش دهید. این پاداش میتواند انگیزه شما برای تکمیل کارها و پایبندی به زمان تعیین شده باشد.
اشتباهات رایج استفاده از تایم باکسینگ Time Boxing
معمولاً اشتباهات مشترکی میان افرادی که تازه شروع به استفاده از این تکنیک میکنند وجود دارد که ممکن است روی کارایی این تکنیک و تجربه آنها از استفاده از تایم باکسینگ Time Boxing اثرگذار باشد. در ادامه به بررسی این موارد میپردازیم.
نکات مدیریت زمان تایم باکسینگ
برای آنکه بتوانید بیشترین بهره را از اجرای این تکنیک ببرید، نکاتی وجود دارد که رعایت کردنشان بسیار اثرگذار است. عمل به این موارد اگرچه الزامی نیست اما تجربه شما از به کار گرفتن این تکنیک را بهبود میبخشد. ۵ نکته مهم و موثر در اجرای تایم باکسینگ وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره شده:
1. تایمر تنظیم کنید.
با انجام این کار و دیدن تایمر مقابل خود، میتوانید تمرکز و توجه خود را روی انجام کار بیشتر کنید. از طرفی این مسئله کمک میکند تا دچار حواسپرتیهای محیط در طول تایم باکسها نشوید.
2. نوتیفیکیشنها را خاموش کنید.
به طور کلی تلاش کنید همه عوامل حواسپرتی از جمله نوتیفیکیشنها را در طول اجرای تایم باکسینگTime Boxing از بین ببرید.
3. بین تایم باکسهای سخت و نرم تمایز قائل باشید
برای هر تایمباکس از قبل مشخص کنید که نرم و یا سخت است و دقیقا مطابق با آن رفتار کنید.
4. منظم باشید.
تلاش کنید به ساعت و دقایق پایبند باشید و حتما حداقل از یک روز قبل برنامهریزی خود را انجام دهید.
5. زمانها و کارها را ثبت کنید.
این کار در طولانی مدت باعث افزایش مهارت شما در تخمین زمان صحیح میشود.
مزایای تایم باکسینگ Time Boxing
این روش همانطور که گفته شد، به مدیریت زمان و افزایش بهرهوری کمک میکند. علاوه براینها مانع از اهمالکاری و به تعویق افتادن انجام و تکمیل کارها میشود. اما این موارد تنها فواید استفاده از تایم باکسینگ Time Boxing نیستند. علاوه بر این موارد، مزایای دیگر استفاده از این روش، به شرح زیر است:
1. تکمیل کارهایی که به انجامشان علاقه نداریم.
گاهی اوقات ناچار به انجام کارهایی هستیم که به آنها علاقه نداریم و وظایفی هستند که دوست داریم تا لحظات آخر به تعویق بیندازیم. اختصاص جعبههای زمانی این فرصت را به ما میدهد تا بتوانیم کارهایی را که خستهکننده و یا ناخوشایند به نظر میرسند را انجام دهیم و میتوانیم اطمینان حاصل کنیم که آنها را در زمان مقرر انجام میدهیم.
2. زمان کمتری را برای انجام کارها صرف میکنیم.
همه ما ممکن است وظایفی داشته باشیم که آنقدر مهم و یا فوری نیستند اما باید انجام شوند. در این شرایط مجبوریم آنها را انجام دهیم اما ممکن است انجام آنها را ساعتها به درازا بکشانیم. تکنیک تایم باکسینگ کمک میکند تا این کارها، بیش از زمانی که واقعا لازم است، از ما وقت نگیرند و خیلی سریعتر به پایان برسند.
3. کارهای را فراموش نمیکنیم.
داشتن تایم باکسهای منظم، این امکان را فراهم میکند تا انجام کارهای مختلف، حتی اگر بسیار کوتاه و یا غیر مهم باشند را فراموش نکنید؛ چراکه برای هر کدام از آنها زمان مشخصی را در برنامهتان در نظر گرفتهاید.
4. انجام پروژههای بزرگ را راحتتر مدیریت میکنیم.
گاهی شما ناچار به انجام پروژههای بزرگ هستید که به زمان، تلاش و انرژی زیادی برای تکمیل شدن نیاز دارند. اغلب از آنجایی که روند پیشرفت این کارها بسیار کند است، احتمال اهمالکاری در رابطه با این کارها بسیار زیاد است. با استفاده از تایم باکسینگ Time Boxing میتوانید این کارها را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید و اطمینان حاصل کنید که هر بخش در زمان مقرر تکمیل شده و در سررسید نهایی، پروژه شما انجام شده است.
5. به کاهش کمالگرایی در طولانی مدت کمک میکند.
در زمان محدودی که این روش در اختیار شما میگذارد، بسیار سخت است که بخواهید روی تک تک جزئیات بارها وقت بگذارید و بررسی کنید. در نتیجه زمان معقولی که به انجام کارها اختصاص میدهید در بلند مدت باعث کاهش کمالگرایی شما میشود.
6. باعث افزایش انگیزه میشود.
یک چارچوب زمانی برای انجام کارها بزرگترین انگیزه و نیروی محرک برای تکمیل وظایف است. در تایم باکسینگ Time Boxing با وجود محدودیت زمانی و تایمری که پیوسته گذر زمان را به شما نشان میدهد، انگیزه شما برای انجام کار نیز بالا میرود.
7. باعث ایجاد تعادل در زندگی میشود.
با استفاده از این تکنیک میتوانید در زمانی که صرف انجام کارهای مختلف میکنید، صرفهجویی کنید. ممکن است شما هم جزو آن دسته از افرادی باشید که برای انجام بسیاری از کارها زمان ندارند و دائما برای پیشبرد اهدافشان دچار کمبود زمان هستند. روش تایم باکسینگ Time Boxing به شما کمک میکند تا بتوانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید، از اختصاص زمان بیش از حد به کارها بپرهیزید و زمان بیشتری برای انجام کارهای مورد علاقهتان داشته باشید.
ابزارهای مدیریت زمان تایم باکسینگ
شما میتوانید با استفاده از هر خودکار و کاغذ سادهای از روش تایم باکسینگ Time Boxing استفاده کنید و برای این کار نیاز به ابزار ویژهای ندارید. اما در صورتی که میخواهید کمی روند عمل به این تکنیک را سادهتر کنید، از نمونه زیر کمک بگیرید. فایل آن را دانلود کنید و سپس به تعدادی که نیاز دارید پرینت بگیرید و از آن برای اجرای این تکنیک استفاده کنید.
همچنین استفاده از انواع اپلیکیشنهای مدیریت زمان موجود که این قابلیت را در اختیار شما میگذارند نیز میتواند انتخاب خوبی باشد. یکی از در دسترسترین و سادهترین ابزارهای دیجیتال،Google Calendar است که امکان پیادهسازی تایم باکسینگTime Boxing در آن وجود دارد.
سخن آخر
به طور کلی روشهای متفاوتی برای مدیریت زمان و برنامهریزی وجود دارد که هر کدام میتوانند در موقعیتهای مختلف بسیار مفید واقع شوند؛ اما نکته مهم آن است که بتوانید بهترین روش را برای خودتان پیدا کنید. تایم باکسینگTime Boxing به دلیل کارایی مناسب و محبوبیت زیادی که بین افراد مختلف، به خصوص کارآفرینانی همچون ایلان ماسک دارد، به یکی از روشهای معروف مدیریت زمان تبدیل شده است. شما نیز میتوانید این روش را برای مدتی به کار بگیرید و تلاش کنید به نکات و قوانین آن پایبند باشید تا ببینید که آیا برای شما هم مناسب است یا خیر.
برچسبها: